Virtuelle Assistenten kommen für dich prinzipiell nicht infrage, weil du sowieso alles am liebsten selbst erledigst?

Du kannst ihnen nicht vertrauen, qualifiziert sind sie bestimmt auch nicht und überhaupt sind das irgendwelche Menschen aus Südostasien, mit denen du dich gar nicht richtig verständigen kannst! Kommt dir die eine oder andere Aussage vertraut vor?

In diesem Artikel geht es um die typischen Mythen und Irrtümer rund um virtuelle Assistenten. Wir zeigen dir auf, wie die Realität tatsächlich aussieht.

1. Virtuelle Assistenten sind nicht qualifiziert.

“VPAs haben keine richtige Ausbildung. Diesen Job machen bestimmt nur Menschen ohne einen qualifizierten Berufsabschluss!“

Bei FLOWYZE setzten wir lediglich Personen mit einer abgeschlossenen Ausbildung und Berufserfahrung als VPA ein. Zusätzlich qualifizieren wir unsere Assistenten durch Datenschutzschulungen und Testszenarien für Fähigkeiten und Persönlichkeitsmerkmale.

2. Virtuelle Assistenten sind wie Angestellte.

“Wenn ich mich einmal für einen virtuellen Assistenten entscheide, muss ich diesen langfristig beschäftigen, ihm regelmäßig Aufgaben zukommen lassen und neben einem festen Gehalt auch Sozialabgaben für ihn zahlen.“

Ein virtueller Assistent ist nicht mit einem Angestellten gleichzusetzen. Du gehst mit ihm keine Bindung ein und zahlst keine Sozialabgaben für ihn. Sein Einsatz für dich ist absolut flexibel, auch jenseits von klassischen Bürozeiten.

3. Virtuelle Assistenten sind unzuverlässig.

“Die Zusammenarbeit mit VPAs hat einen unverbindlichen Charakter. Nachdem die Person weder vor Ort noch richtig bei mir angestellt ist, ist sie bestimmt auch unzuverlässig. Dann stehe ich an der Deadline mit unverrichteten Aufgaben da.“

Bei FLOWYZE prüfen und testen wir die Kandidaten auf Herz und Nieren, bevor wir sie auf unsere Kunden loslassen. Nach einem ausgeklügelten Onboarding-Verfahren müssen sie noch diverse Testaufgaben bewältigen. Wer es schafft, unseren Kunden empfohlen zu werden, ist wirklich kompetent. Sollte es dennoch einmal zu Problemen in der Zusammenarbeit zwischen dir und deinem VPA kommen, so finden wir schnell und unkompliziert Ersatzlösungen.

4. Virtuelle Assistenten arbeiten nach ihrem eigenen Zeitplan.

“So ein virtueller Assistent hat bestimmt viel zu tun und lebt vielleicht auch noch in einer anderen Zeitzone. Der wird sich nie auf meinen Rhythmus einstellen!“

Doch, das wird er. Die virtuellen Assistenten arbeiten nach dem Rhythmus des Kunden und in enger Abstimmung mit diesem. Checklisten und Leitfäden helfen bei der Umsetzung. Desto detaillierter deine Vorgaben und deine Planung sind, umso besser klappt es mit einer getakteten Zusammenarbeit.

5. Mit einem virtuellen Assistenten kann ich nur eingeschränkt kommunizieren.

“Einen virtuellen Assistenten kann ich nur per Mail kontaktieren und muss dann stunden-, vielleicht sogar tagelang warten, bis er reagiert.“

Das ist falsch. Um mit deinem VPA zu kommunizieren, kannst du bei uns den Chat und die App nutzen, zusätzlich stehen Dir nach Bedarf, der Mailkontakt, sowie eine deutsche Telefonnummer und ein virtuelles Büro zur Verfügung. Premium-Kunden genießen außerdem einen Adhoc-Support.

6. Ich habe keine Kontrolle über die Arbeit meines virtuellen Assistenten.

“Ich kann nicht kontrollieren, wie lange mein VPA für die Erledigung einer Aufgabe benötigt, denn es gibt keine Zeiterfassung.“

Doch, bei FLOWYZE gibt es auch ein Zeiterfassungssystem während der Aufgabenbearbeitung. Zudem haben wir dir hier Checklisten für die optimale Aufgabenvorbereitung und -abwicklung bereitgestellt.

7. Virtuellen Assistenten kann ich keine heiklen Informationen anvertrauen.

“Einem virtuellen Assistenten kann ich keine vertraulichen Daten über meine Firma überlassen, er gibt diese Informationen vielleicht an Dritte weiter.“

Unsere virtuellen Assistenten durchlaufen regelmäßige DSGVO-Schulungen. Es gibt ein geschlossenes Kommunikationssystem. Zudem enthalten unsere Verträge allesamt Paragrafen bezüglich Datenschutz und Vertraulichkeit.

8. Virtuelle Assistenten müssen im gleichen Land sein wie ich.

“Ein VPA vom anderen Ende der Welt spricht nicht perfekt Deutsch. So jemanden kann ich nicht mit meinen Kunden kommunizieren lassen, das wirft ein schlechtes Licht auf mein Unternehmen.“

Wir sind Meister darin, Menschen im Ausland aufzuspüren, die entweder Muttersprachler sind oder sehr gut Deutsch sprechen. Zudem testen wir immer die Infrastruktur vor einer Zusammenarbeit.

9. Die Kosten für virtuelle Assistenten sind steuerlich nicht absetzbar.

“Wenn mir ein VPA aus dem Ausland eine Rechnung stellt, kann ich diese beim deutschen Finanzamt nicht geltend machen.

Die Rechnung stellen wir als deutsches Unternehmen, daher entstehen für dich beim deutschen Finanzamt keine Schwierigkeiten. Du kannst alle deine Ausgaben wie gewohnt absetzen.

10. Virtuelle Assistenten sind nur im Businessbereich einsetzbar.

“Ich brauche jemanden, der mich im Alltag unterstützt. Geschäftlich bin ich so eingespannt, dass ich keine Zeit für alltägliche Verrichtungen habe. Dafür ist ein VPA nicht geeignet.“

Auch das stimmt nicht. Ein VPA erledigt auf Wunsch Blumeneinkäufe oder recherchiert Ferienfahrzeuge, wenn du das möchtest. Er ist absolut flexibel und hilft dir dort weiter, wo du ihn am meisten brauchst.

Ein erfolgreiches Beispiel aus der Praxis

Impulse-Blogger Sven Franzen war zunächst skeptisch und konnte sich nicht vorstellen, dass eine virtuelle Assistenz ihm wirklich sein Leben erleichtern könnte. Er hat den Versuch aber gewagt und genießt nun neue Freiräume, von denen er früher nur träumen konnte. Entdecke hier seine Geschichte.

Fazit

Virtuelle Assistenten machen dein Leben leichter und verschaffen dir Freiräume. So kannst du dich um die Dinge kümmern, die gerade wichtig sind. All den Kleinkram, der nur Zeit kostet, kannst du bei einem VPA in kompetente Hände abgeben. Bei FLOWYZE haben wir die virtuelle Assistenz perfektioniert, sodass eine Zusammenarbeit reibungslos funktioniert und du diese sogar problemlos von der Steuer absetzen kannst.

Du bist neugierig geworden und möchtest die Zusammenarbeit mit einem VPA ausprobieren?

Dann lass uns gemeinsam herausfinden, wer ideal zu dir passt!

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