Du bist Dein eigener Chef, aber über Deine Zeit bestimmen gefühlt andere?

Gerade für Einzelkämpfer wie Freiberufler, Berater und Kleinstunternehmer nimmt der Arbeitstag kein Ende. Die Selbstständigkeit bringt Dinge wie Buchhaltung, Akquise, Mitarbeiterbetreuung und Terminabsprachen mit sich. Eine virtuelle Assistenz (VA) kann entlasten. Falls die Zusammenarbeit funktioniert. Damit sie das tut, musst Du auf einige Dinge achten. Wir zeigen Dir, wie Du Aufgaben optimal delegierst. Mit einer systematischen Herangehensweise und den geeigneten Tools zum Aufgabenmanagement wird die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz zum Selbstläufer.

Delegieren mit System: effizient zum virtuellen Büro
 

• Regeln zum Delegieren von Aufgaben
• STAR-Prinzip: Was genau ist eine standardisierte Arbeitsanweisung?
• Wie setze ich das STAR-Prinzip um?
• Unser STAR-Prinzip, 4-Schritte-Leitfaden zur optimalen Aufgabendelegation
• Das i-Tüpfelchen: die FLOWYZE-Aufgabencheckliste

Regeln zum Delegieren von Aufgaben
 

Das Outsourcing an virtuelle Assistenten soll für eine optimale Erledigung der ihnen zugeteilten Aufgaben sorgen und gleichzeitig nicht selbst zur Zeitfalle werden. Damit das gelingt, geben wir Dir hier ein paar klare Regel-Empfehlungen.

7 Regeln für die Aufgabendelegation an Deine virtuelle Assistenz
 

• Delegiere die richtigen Aufgaben!
• Fange klein an!
• Lege das Ziel fest!
• Definiere Deine Erwartungen!
• Formuliere präzise!
• Standardisiere Arbeitsanweisungen!
• Nutze Feedback zur Optimierung!
   

Wenn Du Aufgaben auslagerst, dann natürlich solche, an denen nicht das Schicksal Deines Unternehmens hängt. Kernbereiche bleiben in Deinen Händen, ebenso wie dringende Aufgaben, bei denen keine Fehler passieren dürfen. Alles Weitere können aber auch andere übernehmen. Am besten jemand, der sich genau auf diese Aufgaben spezialisiert hat. "FLOWtime - check Deine Aufgabenwelt" ist unser Analyseangebot aus der FLOWYZE-Akademie, um genau diese Aufgaben herauszukristallisieren, die sofort delegiert werden können. Hast Du den passenden virtuellen Assistenten gefunden (siehe auch: "So klappt die Suche nach einer virtuellen Assistenz"), solltest Du die Zusammenarbeit mit einer kleineren Aufgabe beginnen. So kann sich die VA schneller einarbeiten und beide Seiten sehen, ob die Zusammenarbeit funktioniert, bevor viel Zeit und Geld investiert werden. Läuft es nicht rund, liegt das allerdings meist gar nicht an persönlichen Unstimmigkeiten oder mangelnder Qualifikation. Der Punkt, mit dem der Erfolg des virtuellen Büros steht und fällt, ist die richtige Kommunikation der Aufgabe. Damit Ihr nicht aneinander vorbeiredet, musst Du erst einmal für Dich selbst genau definieren, welche Ziele Du mit der Zusammenarbeit erreichen willst, und welche Erwartungen Du daran hast. Diese musst Du dann dem virtuellen Assistenten präzise und mit gewissen Standards mitteilen. Dasselbe gilt natürlich für die eigentliche Aufgabe. Standardisierte Arbeitsanweisungen sind hier das Schlüsselwort. Regelmäßiges Feedback erlaubt es Dir schließlich, die Übergabe der Aufgabe immer weiter zu optimieren.

Das STAR-Prinzip: Was genau ist eine standardisierte Arbeitsanweisung?

Eine standardisierte Arbeitsanweisung, kurz STAR, ist eine strukturierte Arbeitsanweisung, die eine Aufgabe in Teilprozesse zerlegt, und deren Abarbeitung in Teilschritten ermöglicht. Von simpler Checkliste für einfache Aufgaben bis hin zum Handbuch für komplexe Prozesse kann die STAR je nach Aufgabe unterschiedlich aussehen.

Wozu braucht man eine standardisierte Arbeitsanweisung?

Mit einer standardisierten Arbeitsanweisung sind alle über Ziele und Erwartungen im Bilde. Durch das Aufbrechen einer komplexen Aufgabe in Teilprozesse wird die Arbeit einfacher, der Zeitplan verpflichtend und Erfolg kontrollierbar. Da alle immer denselben Anweisungen folgen, sorgen STARs für eine gleichbleibend hohe Qualität der Arbeit und eine Reduzierung des Zeitaufwandes für die Kommunikation der Aufgabe. So werden insbesondere Einarbeitung bzw. Übergabe beschleunigt und erleichtert.

Standardisierte Arbeitsanweisungen haben also viele Vorteile für Kommunikation und Arbeitsabläufe im Betrieb. Das gilt besonders für die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten. Einmal erstellt und laufend optimiert, wird die Zusammenarbeit weitgehend automatisiert. Wie aber schreibe ich eine standardisierte Arbeitsanweisung?

Wie setze ich das STAR-Prinzip um?

Um eine standardisierte Arbeitsanweisung zu erstellen, orientierst Du Dich an den oben genannten Regeln. Wichtig ist, dass Du Deine VA über Ziele und Erwartungen ins Bild setzt. Das kann allgemein in einer Einleitung geschehen. Danach muss der Arbeitsprozess in Teilaufgaben aufgebrochen werden, die präzise beschrieben werden. So kann der virtuelle Assistent die Aufgabe schrittweise abarbeiten und beide Seiten haben Kontrolle über den Fortgang und Erfolg der Arbeiten.

Das ist meistens einfacher gesagt als getan. Wo Aufgaben für eine simple Checkliste zu komplex sind, wird es oft schwierig. Eine Prozessberatung durch eine professionelle Agentur, wie wir es sind, kann dabei unterstützen, die einzelnen Arbeitsschritte zu definieren. Eine Software für Aufgabenmanagement hilft, keinen wichtigen Schritt zu vergessen und die Delegation, Kontrolle und Optimierung von Aufgaben zu automatisieren. Solche Systeme bieten dabei eine Vielfalt von visuellen Bausteinen, wie Flussdiagramme oder Animationen und Videos, um Inhalte möglichst präzise und anschaulich zu vermitteln und die Erfolgskontrolle leichter und effizienter zu gestalten. Sie führen Schritt für Schritt durch die Erstellung von STARs und tragen so zur schnellen und erfolgreichen Übergabe der Aufgabe bei. Wir bei FLOWYZE unterstützen Dich durch Prozesscoachings, z. B. durch: "FLOWcoach - frag einen Experten!", oder übernehmen Deinen bestehenden Prozess vollumfänglich zur Übergabe an Deine Assistenz: "FLOWtransfer - Übergabe leicht gemacht!".

4-Schritte-Leitfaden zur optimalen Aufgabendelegation

Hört sich kompliziert an? Tatsächlich ist das Delegieren von Aufgaben an einen virtuellen Assistenten keine Banalität. Im Grunde aber liegen jeder erfolgreichen Delegation diese vier FLOWYZE-Schritte zugrunde:
 

• Aufgabe vorbereiten: Hier überlegst Du Dir eine To-do-Liste und sammelst alle nötigen Unterlagen.
• Aufgabe an die VA übergeben: Eine einleitende Erklärung erleichtert der VA den Einstieg. Hat der virtuelle Assistent sich durch die Anweisungen und Dokumente gearbeitet, beseitigt eine abschließende Fragerunde letzte Unklarheiten.
• Sicherstellen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP): Nicht nur die Fragerunde bei der Übergabe gibt Aufschluss über Verbesserungspotential. Ebenso wichtig ist, dass Dir die VA regelmäßig über Optimierungsmöglichkeiten Rückmeldung gibt.
• Wissen systematisch zurückspielen: Das so gesammelte Wissen muss von Dir geprüft und von der VA in die bestehenden Unterlagen eingearbeitet werden. Nur so wird die Delegation einer Aufgabe und deren Bearbeitung tatsächlich nahezu automatisiert.
   

Diese vier Schritte verquicken auch die sieben Regeln miteinander und machen die Umsetzung bei FLOWYZE zu einem Kinderspiel. Wie genau Du bei jedem dieser Schritte vorgehst, erklären wir Dir in diesem Beitrag: Das 4-Schritte-Modell der optimalen Aufgabendelegation an virtuelle Assistenten. Tatsächlich ist es so, dass die systematische Delegation erst mal Arbeit verursacht und Zeit kostet. Beides zahlt sich aber mehrfach aus, wenn die Zusammenarbeit mit dem virtuellen Assistenten in der Folge beinahe zum Selbstläufer wird.

Aufgabencheckliste

Für die konkrete Aufgabenübergabe bekommst Du mehrere FLOWYZE-Werkzeuge an die Hand, damit auch diese Arbeiten möglichst wenig Zeit und Energie kosten. Ein Beispiel ist das FLOWYZE Formblatt. Ziele die Du dabei verfolgst, Erwartungen zur Zusammenarbeit u. v. m. finden sich darin wieder. Das Formblatt ist auch eine gute Einstiegshilfe für den virtuellen Assistenten; ein erklärendes Video vervollständigt die Einleitung in die Arbeitsanweisungen. Für weniger komplizierte Vorhaben erhältst Du darüber hinaus Unterstützung von unseren Bots: Unter 'FLOWbo - kleine, überschaubare Aufgaben schnell delegiert' erhältst Du Hilfe bei der Delegation von Kleinstaufgaben, unter 'FLOWbo - Aufgaben systematisch abgeben' gibt es Unterstützung bei komplizierteren Aufgabeninhalten.

Wie geht es weiter?

Du hast eine komplexere Aufgabe zu delegieren? Unser Leitfaden für eine strukturierte, systematische und nachhaltig erfolgreiche Abgabe von Prozessen (ein DIW-Coaching) leitet Dich durch die Erstellung STandardisierter ARbeitsanweisungen – in kleinen, verständlichen Schritten, gestützt von einer intuitiv zu bedienenden Software.

Du brauchst Hilfe bei der Umsetzung?

Dann ist die Teilnahme an einem unserer exklusiven Coachings vielleicht das Richtige für Dich: "FLOWdelegate - 4 Schritte zum Erfolg!".

Hier begleiten Dich die FLOWYZE-Experten mit Tipps und Tricks bei der praktischen Umsetzung. Oder wir übernehmen die gesamte Umsetzung für Dich und sorgen dafür, dass die Zusammenarbeit mit Deinem virtuellen Assistenten optimal läuft.

Du willst jetzt richtig loslegen und Dich mit virtueller Assistenz von lästigen Aufgaben befreien?

Lerne in der FLOWYZE-Akademie alles, was Du über die richtige Delegation wissen musst.

Unter +49 (0)711 - 912 878 37 beantworten wir Deine Fragen und ein kostenloses FLOWYZE-Erstgespräch kannst Du direkt hier vereinbaren.

Erfolgreich delegieren kannst auch Du. Mit Unterstützung von FLOWYZE.

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