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Das 4-Schritte-Modell der optimalen Aufgabendelegation an virtuelle Assistenten

  • General BlogSilvan Kurras
  • Read More Blog4 Minuten Lesedauer
  • Calendar Blog30 May 2021
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Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz: So entlastest Du Dich in 4 Schritten nachhaltig!


Der tägliche Arbeits-Overload stresst Dich, aber Du weißt nicht genau, wie Du diesem Chaos entgegenwirken kannst? Als erfolgreicher Einzelkämpfer hast Du es nicht leicht, aber mit dem Einsatz einer VA wird das bald anders sein. Auch wenn Du noch unsicher bist, wie das Delegieren von Aufgaben wirklich funktioniert und sich diese daher auf Deinem Schreibtisch stapeln, wirst Du nach dem Lesen dieses Beitrags wissen, was zu tun ist. Aber Vorsicht: Ganz ohne Deinen Einsatz kann keine Zusammenarbeit mit einer VA erfolgreich sein, denn To dos sollten korrekt und systematisch übergeben werden. Wie Du das schaffst, erfährst Du hier!


Delegieren von Aufgaben leicht gemacht: Mit diesen Steps klappt es garantiert!
 


Aufgaben delegieren – der 4-Schritte-Leitfaden ist die Lösung!


Du bist erfolgreich in dem, was Du tust, und sprudelst über vor lauter tollen Ideen, die Du am besten schon gestern umgesetzt haben wolltest? Dann wird es höchste Zeit für Dich, die Zügel in die Hand zu nehmen und Deine Ideen strukturiert wahr zu machen. Deine virtuelle Assistenz kann Dir dabei unter die Arme greifen, doch ganz ohne Plan geht auch das leider nicht! Aber keine Sorge: Wenn Du Zweifel hast, ob Du alle Aufgaben immer korrekt und in der richtigen Reihenfolge übermittelst und Dein Feedback richtig bei Deiner VA ankommt, bist Du damit nicht allein! Denn wir von FLOWYZE haben bereits eine tolle Lösung für dieses Problem erprobt!

Der 4-Schritte-Leitfaden ist sozusagen als Benchmark im Bereich der reibungslosen Aufgabenvermittlung anzusehen und hat schon viele Einzelunternehmer und ihre VAs glücklich gemacht! Es handelt sich um die zweite Phase im 2-Phasen-Modell von FLOWYZE – wenn Du wissen möchtest, was die erste Phase beinhaltet, wirst Du übrigens hier fündig: "So klappt die Suche nach einer virtuellen Assistenz". Der 4-Schritte-Leitfaden ist der sicherste Weg (Benchmark-Weg) für nachhaltigen und zufriedenstellenden Erfolg bei der Delegation von Aufgaben! Unser ausgeklügeltes Konzept sorgt für eine strukturierte Vorbereitungsphase und eine saubere Übergabe (Evergreen-Übergabe) von Aufgaben an Deine VA. Zudem wird eine ständige Verbesserung des Prozesses durch einen KVP-Prozess der Assistenz im Sinne des PDCA-Zyklus hervorgerufen und die Rückgewinnung von Wissen in die Kundenorganisation durch Review- und Auditrunden ermöglicht.

Wenn Du also echtes Wohlbefinden bei der Zusammenarbeit mit Deiner persönlichen Assistenz und auch beste Ergebnisse erreichen möchtest, solltest Du den 4-Schritte-Leitfaden unbedingt ausprobieren. Denn wenn Du in einer systematischen Art und Weise die Inhalte einer Aufgabe aufbereitest und anschließend vermittelst, schaffst Du die beste Grundlage für nachhaltigen Erfolg. Doch beachte: Alle 4 Schritte umzusetzen erfordert Übung und Geduld, da keine Zusammenarbeit von Anfang an reibungslos funktioniert.
 

Vorbereitung ist das A und O.
 

Besonders erfolgversprechend ist unser 4-Schritte-Leitfaden, wenn Du zuvor eine Analyse durchführst, in der Du Dir selbst mehrere Fragen ehrlich beantwortest. Diese Vorbereitung erleichtert nicht nur Dir, sondern auch Deiner VA den anschließenden Übergabeprozess. Mit der kostenlosen Selbst-Analyse von FLOWYZE "FLOWtime - check Deine Aufgabenwelt" wird Dir klar, wo genau die Probleme liegen und was Du Dir von der Umsetzung des anschließenden Leitfadens erhoffst. So erfährst Du beispielsweise, welche Zeitfresser Dir die Produktivität vermiesen und mit welchen Aufgaben Du Deinen Tag so verbringst. Damit ist die Basis geschaffen und Du kannst endlich damit anfangen, Aufgaben gezielt abzugeben. Wie und wo genau und in welcher Reihenfolge Du das angehen kannst, zeigt Dir der 4-Schritte-Leitfaden! Übrigens eine begleitete Analyse Deiner Aufgabenwelt findest Du hier: "FLOWtime - PLUS: Aufgabenwelt-Analyse"
 

Größere Aufgaben in 4 Schritten erfolgreich erledigen
 

Schritt 1: Aufgabe vorbereiten
 

Jeder erfolgreichen Übergabe geht eine gründliche Vorbereitung voraus! Nur so kannst Du anschließend alle To-dos systematisch an Deine VA übergeben. Wir nennen diese Phase die Phase der 'Guten Vorbereitung'. Sie trägt im großen Maße dazu bei nachhaltig erfolgreich Arbeiten zu delegieren.

In unserer Akademie findest Du einen Do-It-Yourself-Kurs 'FLOWlife - erfolgreich skalieren!', der Dich hierbei optimal unterstützt und Dir alles ganzu genau erklärt. Für die optimale Vorbereitung einzelner Aufgaben haben wir zudem ein Online-Formblatt erstellt, das Dir Hilfestellung dabei leistet, alle wichtigen Inhalte im Auge zu behalten und diese für Deine VA zu strukturieren.
 

Schritt 2: Aufgabe an die VA übergeben
 

Nun geht es ans Eingemachte: Du hast alles soweit vorbereitet und bist bereit, die Aufgabe an Deine virtuelle Assistenz zu übergeben. Hierbei helfen Dir alle gesammelten Materialien – je gründlicher Du Dich also eingearbeitet hast, desto mehr profitiert Ihr beide nun von diesem Schritt! Am besten erklärst Du Deiner VA die Aufgabe anhand des ausgefüllten Aufgabenformblattes, indem Du eine Bildschirm-Videoaufnahme zur Erklärung machst. Besonders persönlich und sympathisch wirkt die Übergabe der Aufgabe, wenn Du dabei nicht nur die Aufgabe an sich, sondern auch Dein Gesicht zeigst. Nachdem Du Dein Aufgabenvideo und alle dazugehörigen Dokumente mit Deiner virtuellen Assistenz geteilt hast, arbeitet sie die mitgelieferte Beschreibung, die Videoaufzeichnung und alle Dokumente eigenständig durch. Eine gemeinsame Fragerunde im Anschluss macht den Übergabeprozess vor Beginn der tatsächlichen Umsetzung rund und beugt Missverständnissen oder Fehlern vor. Diese Vorgehensweise ist deshalb so genial, da Du zwar einmalig größeren Aufwand hast, jedoch jeder Übergabeaufwand der Zukunft praktisch wegfällt. Wir nennen dieses Vorgehen die Aufgabenübergabe als 'Evergreen' durchführen.
 

Schritt 3: KVP sicherstellen
 

Im Anschluss an die Übergabe bekommt Deine persönliche Assistenz ein regelmäßiges Zeitfenster eingeräumt, um sich explizit nur um die Verbesserung des Prozesses bzw. der überlieferten Aufgabe(n) zu kümmern. Von Dir wird nun das in die Tat umgesetzt, was Du bereits in der Aufgabenbeschreibung angedeutet hast. Der beidseitige kontinuierliche Verbesserungsprozess ist wichtig, damit die Zusammenarbeit im Laufe der Zeit immer reibungsloser und auch effektiver werden kann.

Falls Du generell keine Zeit, keine Nerven oder auch keinen Kopf für diesen mühsamen Schritt hast, empfehlen wir Dir unser exklusives Angebot für erfolgreiche Einzelkämpfer wie Dich! Denn wir, die Experten von FLOWYZE, übernehmen auf Deinen Wunsch hin den KVP- und Audit-Prozess komplett für Dich! So wird Eure gemeinsame Arbeit vorangetrieben, aber Du sparst Dir die zeitraubenden Schritte 3 und 4 dieses Modells! Hier findest Du unser 'FLOWreview - nachhaltig delegieren' Angebot.
 

Schritt 4: Wissen systematisch zurückspielen
 

Ohne ausreichend Kommunikation und das Weiterreichen von Learnings kann keine Partnerschaft funktionieren! Genau das gilt natürlich auch für die Arbeit mit einer VA! Wir würden sogar sagen, dass es gefährlich ist, Wissen, welches durch die externe Person gewonnen wurde, nicht systematisch zurück in Deine Organisation fließen zu lassen. Daher ist der vierte Schritt des Modells als eine Art interner Prüfschritt zu verstehen. Zum Beispiel verschriftlichst Du nun alles, was während des Reviews aufgekommen ist, und spielst es Deiner VA zeitnah zu. Deine virtuelle Assistenz hat anschließend die Aufgabe, die gesammelten Erkenntnisse in alle Dokumente und Materialien zu übertragen. Dadurch geht das neu gewonnene Wissen nicht verloren und ist für die Zukunft ersichtlich. Alle Prüf-Vorgänge solltet Ihr mindestens einmal monatlich wiederholen, damit dem Prozess eine gewisse Routine verliehen wird.

Da viele Unternehmer und Freiberufler zwar Schritt 1 und 2 so leidlich umsetzen, nicht aber Schritt 3 und 4 durchführen, kommt hier oftmals nicht der richtige Flow zwischen einer Assistenz und dem Auftraggeber auf. Doch mit unserem 4-Schritte-Leitfaden ist damit Schluss, denn wir unterstützen Dich und Deine VA gerne beim Delegieren und Optimieren des Prozesses. Und auch unsere Schritte 1 und 2 unterscheiden sich von anderen: denn wir fokussieren uns auf die systematische Vorbereitung und Übergabe als Evergreen. Dabei ist es uns besonders wichtig, dass jeder in seiner eigenen Geschwindigkeit lernen kann und dann umsetzt. Dafür bieten wir nicht nur einen persönlichen Kontakt und ganz viel Raum für alle offenen Fragen, sondern auch konkrete Checklisten, Leitfäden und einen Kurs zur Umsetzung. Und auch bei der Systematisierung der Schritte 3 und 4 sehen wir uns ganz weit vorne. Denn diese Herangehensweise ist einzigartig in der Assistenzwelt bzw. in der Welt der Aufgabendelegation. Durch unser einzigartiges Konzept sorgen wir für die ständige Aufrechterhaltung der Qualität in der Aufgabenabwicklung und für den systematischen Rückfluss von Wissen in die Organisation. Dies funktioniert besonders gut, wenn Du eine langfristige Verbindung mit der VA anstrebst, denn nur so könnt Ihr zu einem effektiven Team zusammenwachsen.

Noch ein Tipp, wenn Du an einer Begleitung des 4-Schritte-Umsetzungsplans interessiert bist, dann haben wir dieses Angebot für Dich vorbereitet: 'FLOWdelegate - 4 Schritte zum Erfolg!"
 

Kleinere To-dos easy abwickeln
 

Falls Du auch kleinere Aufgaben zu vergeben hast, für die sich die Durchführung des 4-Schritte-Leitfadens nicht lohnt, kannst Du diese ganz easy mit dem einfacheren Formblatt abwickeln oder mit unseren cleveren Bots abarbeiten:

Unser Formblatt

Unsere Bots

Übrigens: Alle drei Extra-Lösungen arbeiten selbstverständlich auch gut auf mobilen Geräten. Tipp: Nutze unsere FLOWYZE-App für noch einfacheren Nachrichtenversand zu Deiner Assistenz!
 

Wissen ist Macht: Nutze unsere Coachings und Leitfäden!
 

Damit Du alle Leitfäden richtig umsetzen kannst, empfehlen wir Dir die Teilnahme an einem unserer exklusiven Coachings. So können Dich die FLOWYZE-Experten live bei der Umsetzung des Leitfadens begleiten und Dir wertvolle Tipps und Tricks verraten. Alternativ setzen wir den gesamten Leitfaden für Dich um, das bietet sich beispielsweise dann an, wenn Du etwas im Prozess optimieren willst, Dir die Zeit zur Einarbeitung und Umsetzung derzeit aber gänzlich fehlt. In diesem Fall kannst Du Dich natürlich voll und ganz auf uns verlassen, denn auch in stressigen Zeiten lassen wir Dich nicht im Regen stehen! Für unser vollständiges Angebot besuche unsere hauseigene FLOWYZE-Akademie: Link zur Akademie
 

Jeder ist seines Glückes Schmied!
 

Dass von nichts auch nichts kommt, dürfte Dir als erfolgreichem Einzelkämpfer wohl klar sein. Daher ist es nun an der Zeit, den nächsten Schritt in Deiner Selbstständigkeit zu wagen und aus Zweifeln Gewissheit zu machen.

Wie?

Indem Du unseren 4-Schritte-Leitfaden umsetzt und endlich den nötigen Schwung in die Zusammenarbeit mit Deiner VA bringst!

Dafür bieten wir Dir auf mehreren Wegen unsere Unterstützung an: Entweder kannst Du Dich unter https://akademie.flowyze.com/s/store durch unsere Akademieangebote klicken und z. B. ein Coaching buchen – oder Du nimmst direkten Draht zu einem FLOWYZE-Experten auf: +49 (0)711 - 912 878 37. Alternativ findest Du hier die Möglichkeit ein kostenloses FLOWYZE-Erstgespräch zu vereinbaren [TERMINBUCHUNG].

Dann nichts wie los! Ran an die Tasten oder an den Hörer und werde vom erfolgreichen Einzelkämpfer zum erfolgreicheren Unternehmer – mit FLOWYZE und Deiner persönlichen virtuellen Assistenz!

Vergiss Deine Zweifel und vertrau auf unser Experten Know-how: denn erfolgreich Delegieren ist kein Hexenwerk!


Start Living Your Legend TODAY!

gepostet am 30 Mai in Virtueller Assistent

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