Eine virtuelle Assistenz soll Dir die Arbeit erleichtern und Dir mehr Zeit für die Dinge, verschaffen, die Dein Unternehmen voranbringen und wachsen lassen. Du sollst ungestört an Deinem Unternehmen statt in Deinem Unternehmen arbeiten können.
Damit die Arbeit mit der virtuellen Assistenz Dir aber wirklich einen Mehrwert liefert und nicht für mehr Stress sorgt, gilt es, Dich richtig zu organisieren, die Aufgaben angemessen vorzubereiten und in einem guten Austausch mit Deiner Assistenz zu verbleiben, während sie die Aufgaben für Dich erledigt.
Welche Fehler Du dabei unbedingt vermeiden solltest, erfährst Du in diesem Artikel.
1. Die Arbeit soll direkt beginnen, ohne ein richtiges virtuelles Kennenlernen.
Wer trocken seine Arbeit an die virtuelle Assistenz kommuniziert, ohne mit dieser vorher eine Bindung auf menschlicher Ebene einzugehen, hat schon bald ein Problem. Es entsteht keinerlei Beziehung und die Aufgabe steht im Fokus, nicht die menschliche Beziehung. Das löst nicht nur bei der Assistenz Unsicherheit aus und es entsteht ein unnötiger Druck vor dem Aufgabenbeginn.
Unsere Lösung bei FLOWYZE: Wir stellen unseren Kunden die Assistenz vor und diese entscheiden, ob sie mit ihr zusammenarbeiten möchten oder nicht. Das erhöht das Commitment, gut und gemeinsam zu starten.
Alle Kunden-Assistenten folgen einem festen Protokoll beim Kennenlernen, welches mindestens einen Videoanruf für das Kennenlernen beinhaltet, bevor die erste Aufgabe startet. Super ist, dass unsere Plattform Chats und Videoanrufe per App oder über die Web-Oberfläche für eine einfache Kontaktaufnahme ermöglicht. Du brauchst also keine eigene Infrastruktur.
2. Die Arbeit wird einfach über den Zaun geworfen.
Möchte man sich viel Kommunikation sparen und übergibt der virtuellen Assistenz deshalb die Aufgaben fast kommentarlos, so fällt das Ergebnis meist anders als gewünscht aus.Oft ist dann der Beginn der Umsetzung schon sehr zäh und zudem braucht es jetzt erst recht viel mehr Kommunikation, um Änderungen vorzunehmen.
Unsere Lösung bei FLOWYZE: Wir wenden ein bewährtes Vier-Schritte-Modell für die optimale Aufgabendelegation an virtuelle Assistenten an. Es beginnt mit einer gründlichen Vorbereitung der Aufgaben. Das ausgefüllte Aufgabenformblatt erleichtert Dir die Übergabe an die virtuelle Assistenz. Gerade bei der ersten Aufgabe sollte diese per Videocall übergeben werden, in welchem auch eine Frage-Antworten-Runde eingebaut ist. Das schafft die ideale Basis für die Zukunft. Es folgt ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, der die Zusammenarbeit jetzt und in der Zukunft effektiver gestalten soll. Im letzten Schritt wird das Wissen, welches Du und/oder Deine Assistenz gewonnen hat, systematisch in Deine Organisation zurückgespielt, damit es für künftige Vorgänge gespeichert ist und Du nicht jedes Mal von vorne beginnen musst.
Eine weitere Hilfestellung für die erfolgreiche Aufgabendelegation haben wir Dir in unseren acht goldenen Outsourcing-Regeln für virtuelle Assistenten zusammengestellt. Sie bieten Dir einen detaillierten Leitfaden, anhand welchem Du Deine Aufgaben präzise aufbereiten kannst.
3. Der Austausch verläuft sehr zäh, es gibt erst Tage später eine Rückmeldung zu den erledigten Aufgaben.
Je mehr Zeit Du Dir lässt, um auf die Arbeit Deiner virtuellen Assistenz zu reagieren, desto länger zieht sich die Erledigung einer Aufgabe hin. Darunter leidet die Kommunikation zwischen Euch und die Unsicherheit bei der Assistenz wächst. Ein weiterer Nachteil für die Assistenz: Unter Umständen verzögert sich ihre Bezahlung, was ebenfalls nicht zu ihrer Zufriedenheit beiträgt.
Unsere Lösung bei FLOWYZE: Im Kennenlernprotokoll zu den ersten und weiteren Schritten werden die Kommunikationskanäle und die Erreichbarkeit vorgestellt, bzw. von Dir und Deiner Assistenz gemeinsam festgelegt. Zudem legen wir intern Eskalationsschemata als Standard für die Assistenz fest und trainieren diese, sodass das FLOWYZE-Kernteam systematisch bei der Kommunikation unterstützt.
4. Nach der Aufgabenerledigung bleibt das Feedback aus.
Die Assistenz erledigt ihre Aufgaben in der vorgegebenen Zeit, gibt sie ab und hört nichts mehr von Dir. Dadurch wächst ihre Unsicherheit, sie lernt nicht, was sie künftig besser machen kann und auch ihre Bezahlung verzögert sich, während sie auf Deine Bestätigung wartet.
Unsere Lösung bei FLOWYZE: Unsere Plattform koordiniert den Abschluss einer Aufgabe und die Feedbackabgabe systematisch. Dadurch werden sowohl unsere Kunden als auch die Assistenzen an ihre jeweiligen Aufgaben erinnert. Als Kunde hast Du beispielsweise drei Tage Zeit, um Dein Feedback abzugeben, ansonsten erfolgt der automatische erfolgreiche Abschluss der Aufgabe.
5. Das Aufgabenvolumen ist geringer als abgestimmt.
Du hast ein grobes Aufgabenvolumen angegeben, aber dann übergibst Du regelmäßig weniger Aufgaben an die virtuelle Assistenz, als im Vorfeld vereinbart. Die erste Abstimmung ist somit gleich schiefgelaufen und das Vertrauen auf Seiten der Assistenz sinkt.
Unsere Lösung bei FLOWYZE: In unserer Akademie gibt es eine Vielzahl an Angeboten rund um die Themen Delegation und Arbeitsanalyse. So lernst Du etwa, wie Du in nur fünf Tagen vom Einzelkämpfer zum Unternehmer wirst. Mit unserer kostenlosen FLOWtime-Analyse bringst Du Struktur in Deine Arbeitsweise und lernst, die richtigen Prioritäten zu setzen. Wenn Du dafür gerne unsere Expertenhilfe in Anspruch nehmen möchtest, bietet sich die FLOWtime-Plus-Analyse an.
6. Du setzt voraus, dass Dein virtueller Assistent genauso denkt wie Du.
Gerade wenn die Zusammenarbeit mit Deiner virtuellen Assistenz beginnt, kann diese noch nicht wissen, welche Abläufe es in Deinem Unternehmen gibt. Vieles erschließt sich erst nach mehreren Tagen oder sogar Wochen. Dazu zählen beispielsweise die Namen Deiner Geschäftspartner, die Konditionen, die üblichen Formalia in Deinem Unternehmen oder Deine Pausenzeiten. Hinzu kommen aber noch viel mächtigere Strömungen, die die Zusammenarbeit zu Beginn herausfordernd machen, denn Du hast bis heute gewisse Routinen, Glaubenssätze und Abläufe entwickelt, die zwar sehr gut zur Dir und Deiner Organisation passen, aber vielleicht noch nicht zu Deiner Assistenz.
Unsere Lösung bei FLOWYZE: Viele Informationen, die Deine virtuelle Assistenz benötigt, Du aber vielleicht gar nicht auf dem Schirm hast, weil sie für Dich so selbstverständlich sind, lassen sich anhand von Listen festhalten.
Ein erster Schritt ist unser Drei-Schritte-Leitfaden, er zeigt Dir schnell und auf einen Blick, wie Du die Vorbereitung auf die Zusammenarbeit anpacken kannst, sobald Du Deine Assistenz auf unserer FLOWYZE-Plattform ausgewählt hast.
Im zweiten Schritt kümmerst Du Dich um die optimale Aufgabendelegation, sodass in Zukunft alle Aufgaben nachhaltig erfolgreich delegiert werden, fast unabhängig davon wer Dir gegenübersitzt.
Wäre das nicht toll?
7. Du vergraulst Deine virtuelle Assistenz durch Micromanaging.
Eigentlich möchtest Du durch den Einsatz einer virtuellen Assistenz Zeit sparen. Und ja, zu Beginn macht es Sinn mehr Zeit in die Aufgabendokumentation und Übergabe zu investieren, aber dann, dann überrascht es umso mehr, dass besonders, wenn der erste Schritt getan ist, weiterhin viel Zeit in die Delegation der Aufgaben investiert wird und auch zukünftig bis gar keine Zeit eingespart wird. Dieses Verhalten ist einerseits verständlich, denn es erfordert viel Vertrauen, Aufgaben an jemanden abzugeben, den man noch nie persönlich getroffen hat. Dennoch hast Du nur dann einen Mehrwert durch Deine virtuelle Assistenz, wenn Du es schaffst, loszulassen und ihr zu vertrauen.
Unsere Lösung bei FLOWYZE: Wir geben Dir bewährte Prozesse an die Hand, mit denen in der Vergangenheit bereits eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und virtuellen Assistenzen möglich war. Wenn Du Dich an unsere Leitfäden und Vorschläge für eine gute Zusammenarbeit hältst, erhöhst Du die Chancen für einen reibungslosen Ablauf und Ergebnisse in Deinem Sinne. Unsere Plattform spiegelt einen robusten Prozess ab, Aufgaben systematisch abzugeben. In diesem Prozess sind auch Vertrauensstufen integriert, die Dich alles selber machen lassen, oder aber auch soweit alles abgeben lassen, dass nur noch Deine Assistenz alles bei FLOWYZE verwaltet. Und sollte wider Erwarten trotzdem einmal die Zusammenarbeit schlicht nicht funktionieren, hast Du die Möglichkeit, zu einer anderen unserer handselektierten virtuellen Assistenzen zu wechseln.
Du möchtest Deine Zusammenarbeit mit der virtuellen Assistenz von FLOWYZE erfolgreich gestalten?
Dann STARTE JETZT!
Gerne unterstützen wir Dich dabei mit unserem umfangreichen Expertenwissen!
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Fazit
Eine virtuelle Assistenz ist Gold wert – wenn Du die obigen Punkte bei der Zusammenarbeit beachtest. Dann seid Ihr schon bald ein eingespieltes Team und Dein virtueller Assistent bietet Dir einen echten Mehrwert. Das sind die perfekten Voraussetzungen, damit Dein Unternehmen, oder Deine freiberufliche Laufbahn weiter wachsen kann.
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