Seit den 90er Jahren ist das Konzept der Virtuellen Assistenten in den USA bereits sehr populär und spätestens 2008 durch das Buch 'Die 4-Stunden-Woche' von Timothy Ferriss auch in Europa angekommen. Einigen erscheint allerdings noch immer ein imaginäres Fragezeichen über dem Kopf, wenn sie den Begriff zum ersten Mal lesen oder hören. Das ultimative Ziel dieses Konzepts ist es Dein berufliches Leben in völliger Freiheit leben zu können und fortan nur die Dinge verfolgen zu können, die Du liebst und Deinen wirklichen Stärken entsprechen.

Virtuelle Assistenz (VA abgekürzt) hat nichts mit einem Bot zu tun, der Dich an Deine To-dos erinnert, wenn Du mal wieder mehr Aufgaben erledigen musst, als der Tag Stunden hat. Es handelt sich vielmehr um eine reale Person, die sich lediglich nicht am gleichen Ort befindet wie Du, Dich aber dennoch tatkräftig unterstützt.

Doch was genau ist Virtuelle Assistenz?

Ein Virtueller Assistent ist in aller Regel eine freiberufliche Person, die entweder alleine, Teil einer Community, ein Portalmitglied oder Mitglied einer Agentur ist. Sie hat sich auf die Unterstützung von Unternehmern, Freiberuflern, Beratern, Coaches und Experten spezialisiert. Ein Virtueller Assistent bietet dabei unterschiedliche, meist administrative, Dienstleistungen an. Die Arbeit erfolgt aus dem Homeoffice oder von jedem beliebigen Standort mit Internetanschluss.

Aus ihrem früheren Arbeitsleben verfügen Virtuelle Assistenten häufig bereits über mehrjährige Erfahrung in ihrem Bereich.

Die Flexibilität, nur die Dienstleistung in Anspruch zu nehmen, die benötigt wird, ist einer der Vorteile für Dich als Auftraggeber, wenn Du einen Virtuellen Assistenten einsetzt.

Aber welche Aufgaben kann ich denn an eine Virtuelle Assistenz abgeben?

Das Aufgabenspektrum von Virtuellen Assistenten ist ebenso breit aufgestellt wie die anfallenden To-dos in Deinem Unternehmen. Daher variieren die Gebiete je nach Kundenbedürfnis.

Einige Virtuelle Assistenten übernehmen typische administrative oder buchhalterische Aufgaben, während andere eher im Design oder bei Social-Media-Themen ihren Schwerpunkt setzen.

Finde die passende Virtuelle Assistenz und lagere beispielsweise folgende Aufgaben aus:

Administration & Backoffice

E-Mail- & Termin-Verwaltung:

• Kategorisierung und Verteilung von E-Mails sowie Aussortieren von Spam
• Beantwortung von E-Mails und Support-Tickets
• Versenden von Einladungen zu Veranstaltungen
• Kalender- und Terminorganisation
• Reiseplanung
• E-Mail-Marketing
• Telefonsupport
• Projektmanagement

Digitale Ablage & Dokumentenerstellung:

• Dateneingabe
• Tabellenkalkulation
• Präsentationsvorbereitung
• Dateikonvertierung
• Protokollerstellung
• Dokumentvorlagen
• Onlinerecherche
• Marktanalyse

Buchhaltung:

• Rechnungserstellung
• Transaktionen erfassen
• vorbereitende Buchhaltung
• Steuererklärung erstellen
• Lohnabrechnungen erstellen
• Reisekosten prüfen
• Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
• Auswertung von Zahlen

Content Writing

Erstellung von:

• Blogposts
• Social-Media-Posts
• Werbetexten
• SEO-Texten
• Newslettern
• Pressemitteilungen
• Artikelbeschreibungen

SEO-Marketing

Analytics & Recherche:

• Webseitenanalyse
• Wettbewerbsanalyse
• Keyword-Recherche
• OnPage-/OffPage-Optimierung
• Linkbuilding
• Ranking-Berichte

Grafik-/Webdesign

Entwurf & Design:

• Logo
• Werbebanner
• Cover
• Infografik
• Webseite
• Landingpage
• Social-Media-Grafik

Webentwicklung

Installation & Unterstützung:

• Webseiten programmieren
• WordPress-Themes und Plug-ins installieren oder anpassen
• Wartung und Fehlerbehebungen

Audio-/Video-Editing

Bearbeitung von Audio- und Videodateien:

• Intro-/Outro-Einbettung
• Entfernung von Hintergrundgeräuschen
• Bildbearbeitung
• Podcast-Einrichtung
• Transkriptionen

Wie Du siehst, sind nach oben hin keinerlei Grenzen gesetzt und Du hast die Möglichkeit, für jeden Bereich eine Virtuelle Assistenz zu finden. Dies gilt insbesondere, wenn Du auf eine Agentur zurückgreifst, die meistens einen Pool an Assistenten mit den unterschiedlichsten Schwerpunkten bereithält.

Kann ich mir eine Virtuelle Assistenz überhaupt leisten? Mit welchen Kosten muss ich rechnen?

Du wünschst Dir Hilfe von einem Virtuellen Assistenten, bist aber gar nicht sicher, ob es sich wirklich rentiert?

Denke immer daran, dass Du das bekommst, wofür Du zahlst. Wenn Dir noch unklar ist, was Du denn genau erhältst, mache Dir bewusst, dass es neben der Bezahlung immer auch von weiteren Faktoren abhängt:
 

• Art der Arbeit
• Projektgröße & Dringlichkeit
• Erfahrung & Wissen
• Standort

Art der Arbeit

Es gibt Virtuelle Assistenten, die eine Variation von Dienstleistungen anbieten. Andere hingegen sind nur in einer bestimmten Nische tätig. Ebenso gibt es einfachere Aufgaben, für die keinerlei Erfahrung nötig ist und bei denen die Einarbeitung schnell geht. Agenturen decken häufig das gesamte Spektrum ab.

Projektgröße & Dringlichkeit

Handelt es sich um ein eher vielschichtiges Projekt, das schwierig zu bewältigen scheint oder sogar den Einsatz von einer zusätzlichen Person verlangt, wirst Du etwas mehr dafür einrechnen müssen. Virtuelle Assistenten würden in so einem Fall als Team agieren und sind eventuell sogar schon eingespielt, was die Zusammenarbeit angeht, letzteres gilt insbesondere für Agenturen. Um Missverständnisse von Anfang an zu vermeiden, solltest Du also immer genau wissen, was benötigt wird, um das Projekt in Angriff zu nehmen und erfolgreich abzuschließen.

Virtuelle Assistenten sind meist für mehrere Kunden tätig und auch dort an bestimmte Fristen gebunden. Je nachdem, wie nah Du eine Deadline setzt, müssen möglicherweise Deine Aufgaben vorgezogen und der VA entsprechend zuerst bei Dir eingesetzt werden. Es ist also wichtig, dass Du deutlich kommunizierst, bis wann Du das Ergebnis der Aufgabe benötigst, damit die Virtuelle Assistenz ihre Zeit entsprechend einteilen kann.

Idealerweise findest Du eine VA innerhalb einer Agentur, die eine Kommunikations- und Teamlösung anbietet, welche Dir die systematische Kommunikation mit Deiner Assistenz oder im Team deutlich vereinfacht.

Erfahrung & Wissen

Virtuelle Assistenten mit mehreren Jahren Berufserfahrung arbeiten unter Umständen schneller als welche, die erst neu auf dem Gebiet tätig sind. Daher können sie ihre Unterstützung zu einem höheren Preis anbieten, wohingegen Virtuellen Assistenten mit weniger Erfahrung zwar in der Regel mit einem niedrigeren Stundensatz einsteigen, aber eventuell mehr Anleitung bei der Übergabe der Aufgabe benötigen. Weniger Erfahrung sagt aber natürlich nichts über die generelle Fähigkeit einer Virtuellen Assistenz aus.

Lediglich eine Handvoll Agenturen für Virtuelle Assistenten in Deutschland haben bis zum heutigen Tag ausgeklügelte Entwicklungsprogramme für ihre Assistenten aufgebaut und konnten sich deshalb zu den Themen schnelle Wissensvermittlung und strukturiertem Erfahrungsaufbau ein Alleinstellungsmerkmal aufbauen.

Standort

Virtuelle Assistenten findest Du weltweit, entsprechend unterschiedlich können die Stundenpreise ausfallen. Du sollten bei Aufgaben, die schnell erledigt sein müssen, aber unbedingt unterschiedliche Zeitzonen und mögliche Sprachbarrieren, die eine Zusammenarbeit schwieriger gestalten könnten, mit einkalkulieren.

Die Top-Agenturen haben Qualitätsstandards entwickelt, die Fähigkeiten der Assistenten zuerst zu prüfen und anschließend zu maximieren sowie Sprachbarrieren über Grenzen hinweg für Dich zu minimieren. Diese Agenturen bieten meist deutschsprachige Assistenten zu fairen Preisen an, weil sie die geringeren Lebenshaltungskosten anderer Länder an Dich weitergeben können.

Kosten

Generell kann die Abrechnung unterschiedlich ausfallen. Zahlst Du auf Stundenbasis, wird es eher teurer, feste Paketpreise, die man einmalig einkauft, machen es schnell günstiger, denn Paketpreise gehen meist mit einem reduzierten Einkaufspreis einher.

Die Stundenpreise auf dem deutschen Markt variieren zwischen 5 und 60 Euro. Selbstständige VAs mit einem Standort in Deutschland kosten in der Regel zwischen 25 und 60 Euro pro Stunde, VAs mit internationalem Standort, die dennoch deutsche Qualitätsansprüche erfüllen und die deutsche Sprache beherrschen, kosten Dich ab 12 Euro pro Stunde, auch bei Agenturen.

Gehe beim Einsatz von Virtuellen Assistenten immer davon aus, dass sie die Kosten wert sind, da sie Dir Aufgaben abnehmen und (Frei-)Zeit bescheren werden, die Du wiederum für andere, evtl. sogar besser bezahlte Projekte hast.

Freelancer, Portal oder doch eine Agentur? Welchen Weg wähle ich am besten, um an die passende Virtuelle Assistenz zu kommen?

Eine der Fragen, die Du Dir sicher stellst, ist, ob Du eine freiberufliche VA, ein Portal oder eine Agentur wählen solltest. Dies hängt davon ab, wonach Du genau suchst und vor allem wie viel Zeit Du in die entsprechende Suche investieren kannst und möchtest.

Freelancer sind selbstständig, selbst wenn sie in einem Portal angemeldet sind. Du suchst Dir die passende Virtuelle Assistenz aus und rechnest direkt mit ihr ab. Das mag Dir im ersten Moment günstiger erscheinen, allerdings musste Du auch alle Schritte selbst abwickeln, vom Onboarding, über die Umsetzung der Sicherheits-, Datenschutz- und Geheimhaltungsrichtlinien - wie dem Sicherstellen des Auftragsdatenverarbeitungsvertrags oder die jährlichen Schulungen zum Thema Datenschutz -, der Rechnungsstellung und Prüfung und und und. Denn diese Themen sind auch bei freien VAs ohne Portalanbindung zu berücksichtigen. Dies kostet Dich viel Zeit, führt zu weiteren Ausgaben und verleiht Dir zukünftig einen zusätzlichen administrativen Wasserkopf.

Die Virtuelle Assistentin über eine Agentur, wie FLOWYZE.com, bietet Dir hingegen den Vorteil, dass alle benötigten Dokumente für einen schnellen Start zur Verfügung gestellt werden. Du brauchst Dich in Deinem ohnehin schon vollgestopften Alltag nicht auch noch um alle o. g. anderen Formalien und die Sicherstellung der Voraussetzungen zur Zusammenarbeit zu kümmern.

Portale wie Upwork oder Fiverr, die das reine Abarbeiten von Aufgaben in den Fokus stellen, haben den Vorteil, dass man nahezu alle Fähigkeiten findet, die man sich vorstellen kann. Die dort angemeldeten Freelancer sind weltweit ansässig, meist jedoch in asiatischen Regionen, daher ist die sprachliche Barriere in den Vorgesprächen ein wichtiges Prüfkriterium. Zusätzlicher Aufwand macht lediglich der Rekrutierungsprozess, hier hilft einem niemand und man muss sich ganz auf die Rezensionen, seinen gesunden Menschenverstand und sein Bauchgefühl verlassen.

Agenturen hingegen verfügen über einen großen Pool an Virtuellen Assistenten und beraten zudem gerne, sodass Dir immer kurzfristig jemand zugeteilt oder aber im Notfall auch ausgetauscht werden kann. Im Fall der Fälle wird Dir sogar ein spezifischer Assistent speziell auf Deine Bedürfnisse rekrutiert. Wenn ein VA abspringt bzw. Du mal wirklich nicht zufrieden sein solltest, wird direkt für Ersatz gesorgt. Support und Zufriedenheit stehen an erster Stelle. Dieses Geschäftsmodel ist menschenorientiert und setzt auf die zwischenmenschliche Beziehung und nicht auf die reine Aufgabenerledigung.

Professionelle Agenturen sind immer darauf aus, qualifizierte Kontakte zu vermitteln. Da es weder eine Ausbildung zum Virtuellen Assistenten gibt, noch festgelegte Anforderungen nötig sind, werden dort Kurse, Schulungen, Zertifizierungen und Audits angeboten, sodass Du sicher sein kannst, qualifizierte Assistenten zugewiesen zu bekommen, um Dein gewünschtes Ziel zu erreichen. Die Wahrscheinlichkeit eines Fehlgriffs sinkt bei einer Agentur deutlich. Portale hingegen stellen Dir zunächst jedermann bereit. Ob Deine Bedürfnisse ausreichend gut erfüllt werden können, erfährst Du meist erst während der Beauftragungsphase. Gleiches gilt für freiberufliche Virtuelle Assistentinnen.

Die Bezahlung erfolgt im Falle eines Portals und einer Agentur unkompliziert per Onlineüberweisung: Die Rechnung wird automatisiert erstellt und im Onlinesystem bereitgestellt. Du musst Dich nur noch um die interne Ablage in Deiner Buchhaltung kümmern. Halt, auch das kann eine Agentur für Dich abwickeln.

Wie geht es jetzt weiter?

Du weißt, dass Du Hilfe benötigst und auf einen Virtuellen Assistenten zurückgreifen möchtest. Überlege Dir genau, welche Aufgaben Du auslagerst. Eventuell müsst Ihr auch erst gemeinsam den genauen Ablauf herausfinden. Da die gesamte Kommunikation grundsätzlich online und per Telefon stattfinden wird, sollten beide Seiten vollständige Transparenz gewährleisten. Eine Team- und Aufgabenplattform einer Agentur ermöglicht es Dir zusätzlich per Aufgaben- und Teamchat zu kommunizieren, außerdem sorgen standardisierte Onboardingprozesse für eine klare, transparente und saubere Startphase im Leben mit Deiner Assistenz.

Agenturen, die sich von anderen Dienstleistern in Deutschland hervorheben, bieten zusätzliche Unterstützungsleistungen an, um z. B. herausfinden zu können, was in Deinem Arbeitsalltag (noch) alles delegiert werden könnte und in welcher Reihenfolge die Aufgaben sukzessive an Deinen Assistenten abgegeben werden sollten. Das ist sehr hilfreich, wenn Dir noch nicht ganz klar ist, ob und was Du gerne abgegeben möchtest. Zudem bieten Agenturen praxiserprobte Modelle an, die eine optimale Delegation von Aufgaben bis hin zur systematischen Rückführung von Wissen zurück in Deine Organisation sicherstellen.

Neben all den physischen Dingen sind auch weiche Faktoren wichtig. Virtuelle Assistenten nehmen Dir unliebsame und zeitaufwendige Aufgaben ab oder entlasten Dich von ihnen. Es sollte also selbstverständlich sein, dass die Arbeit wertgeschätzt wird und man sich gegenseitig auf Augenhöhe begegnet.

Erst wenn Du das vorbereitet bzw. verinnerlicht hast, solltest Du durchstarten.

Aber wie findest Du Deine perfekte Virtuelle Assistenz?

Der ideale VA

Du hast bereits festgelegt, welche Aufgaben Du abgeben wirst. Unterscheide zwischen einmaligen und wiederkehrenden To-dos und erstelle einen Ablaufplan. Es ist unwahrscheinlich, eine Person zu finden, die alles beherrscht. Mache Dir also klar, welche Erwartungen Du an den zukünftigen VA hast und welche Must-haves dieser in jedem Fall mitbringen musst. Danach kannst Du auch noch Nice-to-haves notieren, die aber nicht ausschlaggebend sein sollten. So weißt Du, wie Deine Virtuelle Assistenz aussieht.

Eine gute Agentur bietet Dir immer mehrere Assistenten in einem Schwerpunktthema zur Auswahl an, unter denen Du dann die für Dich beste Assistenz wählen kannst.

Fazit des Ganzen

Genau wie bei einer Festanstellung braucht es ein wenig Zeit, bis ein Virtueller Assistent den Prozess Deines Unternehmens oder Deine freiberufliche Tätigkeit kennengelernt und verinnerlicht hat.

Gut aufgestellte Agenturen bieten umfangreiche Hilfsangebote für alle Kennenlern- und Durchführungsphasen einer Aufgabe an; zudem unterstützen deren Team- und Aufgabenplattformen bei der Kommunikation und Struktur während der Startphase und während der Aufgabendurchführung. Nicht zuletzt werden rechtliche und gesetzliche Vorgaben durch Agenturen vorab mit der Assistenz umgesetzt. Diese bereits sichergestellten Prozesse ersparen Dir gleich zu Beginn und während der Zusammenarbeit durchgängig einiges an Mühe.

All das sind Vorteile, die freiberufliche VAs und Plattformen nicht oder nur begrenzt bieten können. Ihr Fokus liegt entweder auf der Bereitstellung von unzählbaren Fähigkeiten und möglichst schlanken Einkaufs- und Abwicklungsprozessen oder im Falle von freien Virtuellen Assistenten in der Durchführung von hochwertigen und hochpreisigen Arbeiten im jeweiligen Fähigkeitsprofil.

In allen Fällen gibt es im Gegensatz zu einem festangestellten Mitarbeiter aber keine Anschaffungs- oder Personalkosten, sodass es immer einen Versuch wert ist, einen VA mit ins Boot zu holen, damit Du Dich selbst auf andere Dinge konzentrieren kannst und FLOW in Dein Leben bringst.

Probier es aus!

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